Manager Student Office (w/m/d)

Befristet, Vollzeit · Vallendar

Allgemeine Informationen

Werden Sie Teil unseres Student Office am Standort Vallendar und gestalten Sie aktiv das Studienerlebnis unserer Bachelor-Studierenden mit. In einem dynamischen und internationalen Umfeld tragen Sie dazu bei, exzellente Servicequalität und effiziente administrative Prozesse sicherzustellen.
Unsere Bachelor-Programme ziehen ambitionierte, leistungsstarke Studierende aus aller Welt an. Eine professionelle, serviceorientierte Verwaltung bildet dabei das Fundament für einen erfolgreichen Studienverlauf – von der Immatrikulation bis zur Exmatrikulation.

Als Manager Student Office (w/m/d) übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der ganzheitlichen Betreuung unserer Studierenden. Sie verantworten die Administration innerhalb der Bachelor-Programme, erstellen Bescheinigungen und Rechnungen, verwalten digitale Studierendenakten und stehen unseren Studierenden als kompetente Ansprechperson bei administrativen Anliegen zur Seite.
Darüber hinaus arbeiten Sie eng mit der Programmleitung sowie internen und externen Stakeholdern zusammen und tragen aktiv zur Weiterentwicklung einer modernen, serviceorientierten Verwaltung bei.
Übernehmen Sie Verantwortung in einer Schlüsselposition und prägen Sie die Qualität und Professionalität der Studierendenadministration an der WHU nachhaltig mit.

Diese Position ist zunächst auf ein Jahr befristet, mit der Möglichkeit einer Verlängerung oder einer unbefristeten Anstellung.

Ihre Aufgaben

Übernehmen Sie die Administration der Studierenden in unseren Bachelor-Programmen und stellen Sie reibungslose Prozesse sicher.
Begleiten und betreuen Sie unsere Studierenden zuverlässig über den gesamten Student Lifecycle – von der Immatrikulation bis zur Exmatrikulation.
Erstellen Sie Rechnungen und Bescheinigungen, pflegen Sie digitale Studierendenakten und gewährleisten Sie eine sorgfältige Dokumentation.
Unterstützen Sie Studierende kompetent bei administrativen Anliegen und arbeiten Sie eng mit der Programmleitung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung einer serviceorientierten Verwaltung.
Kommunizieren und kooperieren Sie professionell mit Studierenden, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Stakeholdern, um eine effiziente und studierendenzentrierte Administration sicherzustellen.
Wirken Sie an Projekten und Initiativen im Student Office mit und unterstützen Sie
bei der kontinuierlichen Optimierung, Weiterentwicklung und Innovation unserer Studierendenbetreuung und -prozesse.

Ihr Profil

Relevanter Bildungsabschluss, vorzugsweise ein akademischer Grad.
Erste Erfahrungen im Büromanagement.
Kommunikationsstärke und ausgezeichnete Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch.
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und CRM Systemen sowie eigenständige und strukturierte Arbeitsweise.
Hohe Service- und Kundenorientierung.
Hohe Sozial- und Teamkompetenz.

Was wir bieten

Ein abwechslungsreiches und internationales Arbeitsumfeld
Ein aufgeschlossenes, kollegiales und motiviertes Team
Möglichkeiten, die WHU aktiv mitzugestalten und gemeinsam weiterzuentwickeln
Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
Attraktive Fort- und Weiterbildungsangebote
Flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Home-Office Möglichkeit
Exklusive betriebliche Sozialleistungen
Umweltfreundliche Mobilitätsangebote (z.B. JobTicket, JobRad, e-Mobilität)
Kinderbetreuung für berufstätige Eltern
Vielseitige Fitness- und Gesundheitsangebote

Kontakt

Die Bewerbungsfrist endet am 9. März 2026. Eine erste Runde von Bewerbungsgesprächen ist bis Ende März geplant.

Für Fragen vorab kontaktieren Sie bitte:

Wolfgang Staus
Associate Director Student Office
E-Mail: wolfgang.staus@whu.edu

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Über uns

Die WHU – Otto Beisheim School of Management ist die renommierteste private Hochschule in Deutschland und genießt auch international hohes Ansehen. Unsere Standorte in Vallendar und Düsseldorf bieten ein spannendes und sehr internationales Arbeitsumfeld. Die Kultur an der WHU ist geprägt von unternehmerischem Denken, Internationalität, Diversität, einem guten Miteinander und einem starken Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen.

General information

Join our Student Office at the Vallendar campus and actively shape the study experience of our bachelor students. In a dynamic and international environment, you will contribute to ensuring excellent service quality and efficient administrative processes.
Our bachelor programs attract ambitious, high-achieving students from around the world. A professional, service-oriented administration forms the foundation for a successful academic journey – from enrollment to graduation (or deregistration).
As Manager Student Office (f/m/d), you will take on a central role in the comprehensive support of our students. You will be responsible for administration within the bachelor programs, prepare certificates and invoices, manage digital student records, and serve as a competent point of contact for administrative matters.
In addition, you will work closely with program management as well as internal and external stakeholders and actively contribute to the further development of a modern, service-oriented administration.
Take on responsibility in a key position and help shape the quality and professionalism of student administration at WHU in a sustainable way.

This position is initially limited to one year, with the possibility of extension or permanent employment.

Your mission

Manage student administration within our bachelor programs and ensure smooth processes.
Support and guide students reliably throughout the entire student lifecycle – from enrollment to graduation/deregistration.
Prepare invoices and certificates, maintain digital student records, and ensure careful documentation.
Provide competent support to students regarding administrative matters and work closely with program management to continuously develop a service-oriented administration.
Communicate and cooperate professionally with students, colleagues, and external stakeholders to ensure efficient and student-centered administration.
Contribute to projects and initiatives within the Student Office and support the continuous optimization, further development, and innovation of our student services and processes.

Your profile

Relevant educational qualification, preferably an academic degree.
Initial experience in office management.
Strong communication skills and excellent written and spoken German and English.
Very good knowledge of Microsoft Office and CRM systems, as well as an independent and structured working style.
Strong service and customer orientation.
High level of social competence and ability to work in a team.

What we offer

A diverse and international working environment
An open-minded, supportive, and motivated team
Opportunities to actively contribute to the school’s development
Flat hierarchies and fast decision-making processes
Attractive skill development and training offerings
Flexible working time models, including home office option
Exclusive company-sponsored social benefits
Ecofriendly mobility offers (e.g., JobTicket, JobRad, e-mobility)
Daycare for children for working parents
Various fitness and health activities

Contact

The application deadline is March 9, 2026. The first round of interviews is planned to take place by the end of March.

For questions please contact:

Wolfgang Staus
Associate Director Student Office
email: wolfgang.staus@whu.edu

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About us

WHU – Otto Beisheim School of Management is the leading private business school in Germany and is continuously ranked among the top business schools in Europe. On WHU’s two campuses in Vallendar (near Koblenz) and Düsseldorf, faculty, students, and staff enjoy working in a stimulating international environment. The organizational culture combines an entrepreneurial attitude and international orientation with a strong sense of community and diversity and a high commitment to excellence.

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Wir freuen uns auf Sie!

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der WHU - Otto Beisheim School of Management! Bitte füllen Sie das folgende kurze Formular aus. Sollten Sie Schwierigkeiten mit dem Upload Ihrer Daten haben, wende Sie sich gerne per Email an jobs@whu.edu.